È l’interfaccia tra un’azienda e i media: è l’addetto stampa, un responsabile che aiuta le imprese a comunicare nel modo più efficace all’esterno e a costruire comunicazioni che sappiano ammaliare i giornalisti. Ecco cosa fa e quali sono le fake news in cui non cadere
Se ti è capitato di andare a un evento aziendale e, una volta effettuata la registrazione, ti ha accolto qualcuno per raccontarti cosa stesse per succedere, non avere dubbi.
Lei o lui è l’ufficio stampa.
Elegante, dalla parlantina veloce e agli eventi un po’ stressato, è lui l’interfaccia tra il mondo dell’azienda e i media e si occupa di trovare dei modi sempre nuovi di stringere relazioni con giornalisti, speaker radiofonici, come con content creator.
Tuttavia, un ufficio stampa fa tante altre attività. Qui ti raccontiamo un po’ più nel dettaglio quali sono le sue mansioni, sgomberando anche il campo da falsi miti.
Ufficio stampa: le principali attività
Abbiamo parlato in apertura di aziende. Tuttavia, l’ufficio stampa o meglio ancora, l’addetto stampa, che è il responsabile dell’attività, è il portavoce non solo di imprese, ma anche di enti, organizzazioni, sindacati, partiti politici o di personaggi pubblici.
Quali sono i ruoli che svolge?
Innanzitutto, si occupa, collaborando strettamente con il reparto marketing, di elaborare/gestire delle strategie di comunicazione.
Facciamo un esempio. Un’azienda x ha deciso di virare la sua comunicazione sul tema della sostenibilità ambientale.
L’addetto stampa, in sinergia con il responsabile marketing, si occuperà di ideare quei contenuti da divulgare poi ai media.
Il contenuto che scrive si chiama, in termini tecnici, comunicato stampa, ed è un testo non troppo lungo, in genere non supera le due pagine di word, che traduce la volontà di un’azienda in una comunicazione appetibile per i media.
Nel caso specifico, creerà una comunicazione che parla delle strategie che l’azienda ha messo in atto sul fronte della sostenibilità, evidenziando con numeri e dati, l’impatto delle attività sul territorio.
Il comunicato è solo una parte di quello che è chiamato, in gergo, press kit.
Cos’è il press kit? Si tratta di una cartella digitale, ma anche fisica in occasioni di eventi, che contiene il comunicato stampa, le foto, eventuali video ed altre info che i media possono riutilizzare.
Tutto sulla notiziabilità
Capita spesso che l’addetto stampa sia anche un giornalista. Questa è una necessità perché un giornalista ha il senso della notizia e riesce a comprendere, in anticipo, se una determinata volontà aziendale, possa tramutarsi davvero in una comunicazione da “dare in pasto” ai media.
Questa premessa ci permette di sgomberare il campo subito da una prima notizia falsa che circola nel settore.
- Non tutte le attività che un’azienda produce sono notiziabili, o possono trasformarsi in una notizia.
Per questo motivo, l’intermediazione e la consulenza di un addetto stampa sono decisive. Perché ha il polso del mercato e intuisce se un fatto avvenuto o un’iniziativa intrapresa, possa avere presa sui media.
Nei casi peggiori, la sua consulenza evita di fare dei clamorosi autogol.
Ci è successo, ovviamente non faremo neanche sotto tortura il nome del cliente, che un’azienda avesse assunto due ragazzi disabili e volesse spingere per mostrare questa news sulla stampa nazionale. La notizia in realtà sarebbe stata oggetto di strumentalizzazioni e alcuni avrebbero potuto accusare l’azienda di servirsi della disabilità per farsi pubblicità.
L’addetto stampa a telefono con i giornalisti
Se ti capita di entrare in un’azienda e di vedere una persona che è sempre impegnata a telefono, anche qui hai pochi dubbi: con molta probabilità sarà l’addetto stampa!
La creazione del press kit infatti è solo la prima fase di un lavoro che prosegue poi con la divulgazione della notizia.
In genere, questa fase prevede più attività:
- La creazione di una mailing list di giornalisti. Questa è una fase molto delicata perché non bisogna mai correre il rischio di sparare nel mucchio. Le mailing list devono essere tutte molto verticali sull’argomento e toccare solo quei giornali/giornalisti che parlano o si occupano di quegli argomenti.
- Le telefonate. Una volta inviata l’email l’addetto stampa ne valuta, attraverso opportuni software, il tasso di apertura, avendo così un’idea iniziale sull’interesse che la notizia ha suscitato e su chi sono i giornali/giornalisti che hanno mostrato maggiore interesse. Saranno loro poi ad essere chiamati dall’ufficio stampa con telefonate sempre veloci (i giornalisti sono sempre super impegnati tra stesura di pezzi e riunioni redazionali). E in quei pochi minuti, l’addetto stampa dovrà persuaderli della bontà della notizia.
Questa fase ci permette di sgomberare il campo da un’altra fake news che circola. L’addetto stampa non può obbligare un giornalista a pubblicare una notizia, anche quando è un collega fraterno. Può solo “vendere” la notizia nel modo migliore e più convincente.
L’addetto stampa agli eventi: la conferenza stampa
Un altro compito che appartiene all’addetto stampa è quello di organizzare le conferenze stampa, ovvero appuntamenti pensati in modo specifico per i media, dove giornalisti su stampa e tv, professionisti della radio e content creator, sono invitati a partecipare per essere coinvolti direttamente in una novità dell’azienda: dal lancio di un nuovo prodotto, alla presentazione di un’iniziativa.
In questo caso, oltre ad accogliere gli ospiti, l’addetto stampa si occupa di redigere una cartella stampa, così da offrire agli ospiti le informazioni basilari per costruire poi delle notizie.
A un evento poi un addetto stampa fa molte altre cose:
- creare una scaletta dell’evento
- moderare, se necessario, l’incontro, specie quando ci sono più speaker a un tavolo.
- organizzare le interviste
- scrivere un discorso (oggi si usa molto l’inglesismo “speech”) per l’amministratore delegato, per rendere più accattivante e notiziabile il suo discorso, e di tanto altro.
Un addetto stampa compra spazi sui giornali?
Questo è un tema delicato ed è spesso soggetto a dubbi e perplessità da parte dei clienti, soprattutto in una fase di preventivo.
Tra i compiti dell’addetto stampa c’è anche quello di offrire una consulenza per acquisto spazi.
Tuttavia, come abbiamo visto non è il suo ruolo principale, ma solo una delle mansioni che sa svolgere. Come abbiamo detto in precedenza, il ruolo principale di un addetto stampa è di creare delle comunicazioni notiziabili per i media.
Tuttavia, se emergono alcune esigenze o se l’azienda sogna un’uscita prestigiosa su un determinato giornale, è possibile valutare un eventuale acquisto di spazi.
Che avviene, tuttavia, solo se è strategico e utile agli scopi aziendali.
Speriamo di aver risposto a molti dei tuoi interrogativi con questo nostro blog. Se hai bisogno di un’agenzia Stampa a Napoli o se ci fossero altri dubbi, tuttavia, puoi contattarci al form.